1. a) Çalışanlar kurumun yetkili amiri tarafından tasdiklenmiş matbu talep formu ile müracaatta bulunabilirler ancak; emekli olan veya çekilme sebebi ile kurumları ile ilişiği kesilen hak sahipleri pasaport müracaat formlarını bulundukları ilin Pasaport Şube Müdürlüklerinden temin edebilirler.
   b) Emekli veya çekilme (istifa) sureti ile görevlerinden ayrılmış olanların kurumlarından alacakları emekli olduğu veya ayrıldığı tarihteki unvan ve kadro derecesini gösterir belge mutlaka mühürlü olarak getirilecektir.
   c) 01.08.1997 tarihine kadar Bakanlığımız tarafından, bu tarihten sonra İl Emniyet Müdürlükleri tarafından 'Emekli'' sıfatıyla kendisine eşine veya çocuklarına düzenlenmiş Hususi Damgalı Pasaportlarının temdit edilmesi veya değiştirilmesi talebinde bulunan vatandaşlarımızın emekli cüzdanlarının aslı ve fotokopisi getirilecektir.
2. Nüfus cüzdanının aslı ve önlü arkalı çekilmiş fotokopisi getirilecektir.
3. İlk defa müracaatta 2 adet 5 x 5 ebadında biometrik arka zemini beyaz ön cepheden çekilmiş vesikalık fotoğraf (Talep Formuna yapıştırılan fotoğraf hariç)
4. Yeni Pasaportlarda anne-baba refakathanesine işlenme uygulaması sona ermiştir.
5. Varsa daha önce alınmış pasaportlar getirilecektir.
6. Reşit olmayan çocuklardan annev ve babaları veyahutta kanun memessillerinin noterden veya şubemize bizzat gelerek verecekleri muvafakatname gerekmektedir.
7. Mahcurlar (kısıtlı , zihinsel engelliler )için müracaat edilecekse mahkeme tarafından atanmış olan vasisi noterden veya bizzat şubemize gelerek verecekleri muvafakatname gerekmektedir.
8. Hak sahibinin vefatı durumunda eşinin vukuatlı nüfus kayıt örneği getirmesi ve nüfus cüzdanının medeni durumu kısmının 'Dul' ibaresi ile yenilenmesi gerekmektedir.
9. Hak sahibinin vefatı durumunda 18 yaşından küçük çocuklar vefat eden hak sahibinden emekli maaşı alsa dahi, diğer ebeveynin Hususi Pasaport almaya hakkı varsa 18 yaşına kadar yararlanabilecektir.
10. 18 yaşından büyük kız çocukları her ne sebeple olursa olsun Sosyal Güvenlik Kurumlarının birinden emekli aylığı alması yada ebeveynin vefatı nedeniyle kendisine emekli aylığı bağlanması durumunda Hususi Damgalı Pasaport alma hakkını kaybetmektedir.
11. 18 yaşını doldurmuş kız çocuklarının ebeveynin hakkından yararlanabilmesi için gelir getirici bir işte çalışmıyor olması, bekar olması, (eğitim-öğretim durumu hariç) anne ve babası ile ikamet ediyor olması, öğrenci olması (son 6 ay içerisinde alınmış öğrenci belsgesi) ve hak sahibinin müracaat esnasında tebliğ-tebellüğ belgesi imzalaması gerekmektedir.
12. Pasaport almak isteyen şahısların, eşlerinin ve 7 yaşından gün almış çocukların müracaat esnasında parmak izlerinin alınması gerektiğinden bizzat müracaata gelmeleri gerekmektedir. Ancak hak sahibinin müracaata gelememesi durumunda eşinin ve çocuklarının pasaport almalarına ve pasaport işlemlerini yürütmelerine rıza gösterdiğine ilişkin hak sahibi tarafından verilen muvafakat name, vekaletname yada taahhütname ibraz edilmesi durumunda, hususi pasaport düzenlenerek kendilerine veya kanuni mümessillerine teslim edilecektir.
13. Kız ve erkek çocukların bekar olmaları ve öğrenci olduklarına dair son 6 ay içerisinde alınmış öğrenci belgesini getirmeleri halinde 25 yaşı sonuna kadar Hususi Damgalı Pasaporttan faydalanabilir.
14. Hususi Damgalı Pasaportlar 5 yıl süre ile düzenlenir.
15. Hususi Pasaport talebinde bulunan bayan eşinden ayrılmışsa ve velayeti kendisinde olan çocuklarına hususi pasaport çıkarmak istiyorsa; nüfustan vukuatlı nüfus kayıt örneği yada kesinleşmiş mahkeme kararı getirecektir.
16. Hak sahibinin vefatı ile kız ve erkek çocuklarının çocuklarının pasaport alma hakkı ortadan kalktığından, daha önceden alınan pasaportlar iade edilecektir, aksi halde yurtdışına çıkışlarda ellerinden alınarak iptal edilecektir.
17. Hususi Damgalı Pasaport almaya hakkı bulunduğu sırada vefat edenlerin dul eşlerine, başkası ile evlenmemeleri kaydı ile Hususi Damgalı Pasaport verilir; dul eşin başkasıyla evlenip boşandıktan sonra nüfus kaydı Hususi Damgalı Pasaport almaya hakkı bulunduğu sırada vefat eden eşinin nüfus kaydına dönse dahi vefat eden eşinden dolayı kendisine bu tür pasaport verilmemektedir. Bu işlemle ilgili eşinin öldüğü, kendisinin bir daha evlenmediğini Nüfus Müdürlüğünden yeni tarihli vukuatlı nüfus kayıt örmeği getirmesi zorunludur.

           DİĞER HUSUSLAR :

1. Tahkikat sonucu sakıncası bulunmayanların pasaportları 1 iş gününde hak sahiplerine teslim edilir.
2. Pasaportlar bizzat sahiplerine, yada kanuni vekillerine (Noterden vekaleti olanlara) teslim edilir. (Eşler birbirinin veya reşit çocuklarının kanuni vekili değildir. Noterden vekalet verilmesi şarttır.) Reşit olmayan çocukların pasaportları kanuni mümessilleri olan anne-babaya teslim edilir.
3. Hak sahibine ait nüfus bilgileri ile eş ve çocuklarının nüfus bilgilerinin tutmaması halinde ilgili nüfus idaresi tarafından tasdikli aile meşruatlı (Vukuatlı) nüfus kayıt örneği istenir.
4. Hususi Damgalı Pasaportlar harca tabi değildir. Adına müstakil pasaport düzenlenecek her kişi için pasaport başına ayrı ayrı pasaport cüzdan bedeli alınır. Mevcut pasaportlarını temdit ettirecek olanlardan herhangi bir ücret alınmaz.
5. Şubemizde Q matic sistem kurulu bulunmakta olup müracaat için numaratörden Hususi Damgalı Pasaport için sıra numarası alınır ve ekranda sıra numarası takip edilerek belirtilen pasaport müracaat bankosunda kabul memuruna kayda verilir. Sıra numarasını geçirenler yeniden numara almak zorundadırlar Kayıt sonunda pasaport teslim fişi alınır.
6. Pasaport Şube Müdürlüğünde bulunduğu sürece cep telefonları kapalı bulundurulur.
7. Şube içi salonda izinsiz bekleme yapılmaz. Şube girişindeki dış salonda oturma yerlerinde bulunduğundan bekleme yapılır ve giriş kapısı üzerindeki ekrandan sıra numarası takip edilebilir.
8. Pasaport işlemleri ile ilgili her türlü sorunlarınızı girişteki danışma görevlisine sorabilirsiniz.
9. İlimizde çalışan ve ikamet edenlerin müracaatları kabul edilmektedir. Açık kimlik ve ikamet adresiniz ile varsa telefon numaranızı müracaat formları üzerinde okunaklı şekilde yazınız.
10. Pasaportlar pasaport teslim bankosundan teslim günü saat 16.00 dan itibaren teslim fişi ve imza mukabili teslim edilir. Teslim gününden sonra ise mesai saatleri içerisinde alınabilir.
11. Pasaportlarınızı teslim aldığınızda taşıdığı bilgileri kontrol ediniz.
12. Pasaportunuzun 2. sayfasındaki hamilinin imzası bölümünü imzalamayı unutmayınız.